Ο τρόπος λειτουργίας του fleet management είναι απλός σε γενικές γραμμές: Σε πρώτο στάδιο τοποθετείται στο όχημα συσκευή GPS/GSM, με τη βοήθεια της οποίας καθίσταται δυνατή η παρακολούθηση και η καταγραφή πληροφοριών, οι οποίες αφορούν στη δραστηριότητα του οχήματος (θέση, ταχύτητα, κατεύθυνση, καθώς και κατάσταση αυτού). Αφού συγκεντρωθούν τα δεδομένα, διαβιβάζονται μέσω του δικτύου στο κέντρο διαχείρισης της εταιρείας μέσω μηνυμάτων SMS ή με το σύστημα data call (σύστημα μετάδοσης δεδομένων) και πάντα:
Είτε μετά από την κλήση του διαχειριστή
Είτε ανά τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ κάθε λεπτό)
Είτε σε περίπτωση ανάγκης ή έκτακτου γεγονότος (αν το όχημα παρεκκλίνει της προκαθορισθείσας διαδρομής ή σε περίπτωση βλάβης του οχήματος κ.λπ)
Το σύστημα μπορεί να προγραμματιστεί με τέτοιο τρόπο, ούτως ώστε να μεταδίδει στο κέντρο διαχείρισης σε πραγματικό χρόνο μόνο τα έκτακτα γεγονότα, ενώ όσα δε χρήζουν ιδιαίτερης βαρύτητας, καταχωρούνται στη μνήμη της συσκευής (log file).